Eine GmbH zu gründen bedeutet meist, dass aus einem Vorhaben eine verbindliche unternehmerische Struktur wird. Manche Gründer starten mit einer neuen Geschäftsidee, andere gründen gemeinsam mit Partnern oder führen eine bereits bestehende Tätigkeit künftig in Form einer GmbH fort.
Spätestens dann stellen sich einige sehr konkrete Fragen: Wer soll Gesellschafter werden? Wie werden die Geschäftsanteile verteilt? Wer übernimmt die Geschäftsführung? Reicht ein Musterprotokoll oder sollte ein individueller Gesellschaftsvertrag gestaltet werden? Und was muss eigentlich erledigt sein, bevor die GmbH im Handelsregister eingetragen werden kann?
Im Notariat Baumann & Heising in Berlin-Charlottenburg begleiten wir Sie bei Ihrer GmbH-Gründung – von der Vorbereitung des Gesellschaftsvertrags über die notarielle Beurkundung bis zur Anmeldung beim Handelsregister. Wenn Sie eine GmbH gründen möchten, können Sie sich direkt an unser Notariat wenden und einen Termin für die Vorbereitung und Beurkundung Ihrer Gründung anfragen. Gemeinsam klären wir, welche Angaben und Unterlagen dafür benötigt werden.
Gründer müssen dabei nicht bereits wissen, wie ihre Vorstellungen juristisch formuliert werden müssen. Wichtig ist zunächst, dass die wesentlichen unternehmerischen Entscheidungen geklärt sind. Ihre rechtliche Umsetzung ist anschließend Teil der notariellen Gestaltung.
Dieser Ratgeber erläutert den typischen Ablauf einer GmbH-Gründung und zeigt, welche Fragen vor dem Notartermin geklärt sein sollten, was bei der Beurkundung geschieht und welche Schritte anschließend bis zur Eintragung der GmbH folgen.
Was zeichnet die GmbH als Rechtsform aus?
Die Gesellschaft mit beschränkter Haftung ist eine eigenständige juristische Person.
Nach ihrer Eintragung in das Handelsregister ist grundsätzlich die GmbH selbst Trägerin der Rechte und Pflichten des Unternehmens. Für ihre Verbindlichkeiten haftet grundsätzlich das Gesellschaftsvermögen.
Daneben ermöglicht die GmbH eine klare gesellschaftsrechtliche Struktur: Beteiligungen werden in Geschäftsanteilen abgebildet, die Geschäftsführung ist rechtlich von der Gesellschafterstellung zu unterscheiden und wesentliche Regeln für das Verhältnis der Beteiligten können im Gesellschaftsvertrag festgelegt werden.
Ob die GmbH im konkreten Fall auch wirtschaftlich und steuerlich die geeignete Rechtsform ist, hängt vom jeweiligen Unternehmen ab. Steuerliche und betriebswirtschaftliche Fragen sollten deshalb gegebenenfalls bereits vor der Gründung mit einem Steuerberater abgestimmt werden.
Voraussetzungen für die Gründung einer GmbH
Eine GmbH kann von einer einzelnen Person oder gemeinsam mit mehreren Gesellschaftern gegründet werden.
Für die Gründung müssen insbesondere folgende Eckpunkte festgelegt werden:
- die Gesellschafter,
- die Geschäftsanteile,
- der Name der Gesellschaft (Firma),
- der Sitz,
- der Unternehmensgegenstand,
- die Geschäftsführung,
- die Vertretungsregelung,
- sowie das Stammkapital.
Das gesetzliche Mindeststammkapital einer GmbH beträgt 25.000 Euro.
Bei einer klassischen Bargründung muss das Stammkapital vor der Handelsregisteranmeldung nicht zwingend vollständig eingezahlt werden. Die gesetzlichen Mindestanforderungen an die einzelnen Geschäftsanteile und an die insgesamt geleisteten Einlagen müssen allerdings erfüllt sein.
Sollen statt Geld Vermögensgegenstände in die GmbH eingebracht werden, handelt es sich um eine Sachgründung. Dafür gelten zusätzliche Anforderungen an den Gesellschaftsvertrag und an die einzureichenden Unterlagen.
Firma und Unternehmensgegenstand
Zu den ersten praktischen Entscheidungen gehört der Name der künftigen Gesellschaft.
Die sogenannte Firma ist der Name, unter dem die GmbH später im Handelsregister eingetragen wird und im Geschäftsverkehr auftritt. Sie muss den Rechtsformzusatz „GmbH“ oder „Gesellschaft mit beschränkter Haftung“ tragen.
Nicht jeder gewünschte Name ist ohne Weiteres eintragungsfähig. Die Firma muss insbesondere ausreichend unterscheidungskräftig sein und darf nicht irreführend wirken. Die abschließende Entscheidung über die Eintragung trifft das Registergericht.
Auch der Unternehmensgegenstand sollte bereits vor der Beurkundung möglichst klar feststehen.
Er beschreibt, womit sich die Gesellschaft beschäftigen soll. Eine unnötig enge Formulierung kann später Änderungen erforderlich machen; eine zu allgemeine oder unbestimmte Beschreibung kann hingegen zu Rückfragen im Registerverfahren führen.
Gerade bei neuen Geschäftsmodellen oder mehreren Tätigkeitsfeldern kann es deshalb sinnvoll sein, Firma und Unternehmensgegenstand frühzeitig mit dem Notariat abzustimmen.
Welche Entscheidungen sollten vor dem Notartermin geklärt sein?
Bei einer einfachen Einpersonengründung sind viele Entscheidungen schnell getroffen.
Sobald mehrere Personen an einer GmbH beteiligt sind, lohnt sich jedoch ein genauerer Blick auf die künftige Zusammenarbeit.
Neben der Beteiligungsquote können beispielsweise folgende Fragen relevant werden:
- Wer soll Geschäftsführer werden?
- Darf ein Geschäftsführer die GmbH allein vertreten?
- Welche Entscheidungen sollen der Zustimmung der Gesellschafter bedürfen?
- Wie sollen Gewinne grundsätzlich verteilt werden?
- Was soll gelten, wenn ein Gesellschafter seinen Geschäftsanteil übertragen möchte?
- Welche Regelungen sollen beim Ausscheiden oder Tod eines Gesellschafters gelten?
Diese Fragen müssen vor dem ersten Kontakt mit dem Notariat noch nicht in juristischer Sprache beantwortet sein.
Entscheidend ist zunächst, dass die Beteiligten wissen, welche Struktur sie sich für ihr Unternehmen vorstellen. Der Notar kann diese Vorstellungen anschließend in rechtlich geeignete Regelungen übersetzen und darauf hinweisen, an welchen Stellen weitere Entscheidungen sinnvoll sind.
Gerade bei mehreren Gesellschaftern geht es deshalb nicht nur darum, eine GmbH möglichst schnell zu gründen. Eine gute Satzung sollte auch dann noch funktionieren, wenn das Unternehmen wächst oder sich die Interessen der Beteiligten später verändern.
Gesellschaftsvertrag oder Musterprotokoll?
Jede GmbH benötigt einen notariell beurkundeten Gesellschaftsvertrag. Eine GmbH kann daher nicht ohne notarielle Beurkundung gegründet werden; auch die Online-Gründung ist ein notarielles Verfahren.
Für einfache Gründungen sieht das Gesetz zusätzlich ein vereinfachtes Verfahren mit einem sogenannten Musterprotokoll vor. Dieses kann verwendet werden, wenn höchstens drei Gesellschafter beteiligt sind und nur ein Geschäftsführer bestellt wird.
Das Musterprotokoll verbindet Gesellschaftsvertrag, Geschäftsführerbestellung und Gesellschafterliste in einer gesetzlich vorgegebenen Form.
Sein Vorteil liegt vor allem in der Vereinfachung.
Gleichzeitig lässt es praktisch keinen Raum für individuelle gesellschaftsrechtliche Regelungen. Sobald beispielsweise mehrere Geschäftsführer vorgesehen sind oder die Gesellschafter eigene Regelungen für Anteilsübertragungen, Ausscheiden oder Entscheidungsprozesse wünschen, ist ein individuell gestalteter Gesellschaftsvertrag regelmäßig die passendere Lösung.
Dabei gilt nicht: Je länger der Gesellschaftsvertrag, desto besser.
Entscheidend ist vielmehr, dass die Regelungen zur tatsächlichen Struktur des Unternehmens und zu den Vorstellungen der Gesellschafter passen.
Die Gestaltungsmöglichkeiten eines individuellen Gesellschaftsvertrags behandeln wir ausführlicher in unserem gesonderten Ratgeber zum Gesellschaftsvertrag.
Welche Angaben und Unterlagen benötigt der Notar?
Ein fertiger Gesellschaftsvertrag muss beim ersten Kontakt mit dem Notariat nicht bereits vorliegen.
Für die Vorbereitung werden zunächst die tatsächlichen Angaben zur geplanten Gesellschaft benötigt.
Hierzu gehören regelmäßig:
- Namen und persönliche Angaben der Gesellschafter,
- Firma und Sitz der Gesellschaft,
- Unternehmensgegenstand,
- Höhe des Stammkapitals,
- Zahl und Nennbeträge der Geschäftsanteile,
- die vorgesehenen Geschäftsführer,
- sowie die gewünschte Vertretungsregelung.
Bei natürlichen Personen werden gültige Ausweisdokumente benötigt.
Sind Unternehmen oder andere juristische Personen als Gesellschafter beteiligt, können zusätzliche Registerunterlagen und Vertretungsnachweise erforderlich sein.
Bei einer Sachgründung werden außerdem Angaben und Nachweise zu den einzubringenden Vermögensgegenständen benötigt.
Je vollständiger diese Informationen vorliegen, desto besser lässt sich die Gründung vorbereiten.
Der Notartermin und die notarielle Beurkundung
Auf Grundlage der Gründungsdaten erstellt der Notar die erforderlichen Unterlagen.
Dazu gehören insbesondere der Gesellschaftsvertrag beziehungsweise das Musterprotokoll sowie je nach Gründung die Geschäftsführerbestellung, die Gesellschafterliste und die Unterlagen für die spätere Anmeldung zum Handelsregister.
Der Gesellschaftsvertrag wird notariell beurkundet.
Der Beurkundungstermin ist dabei nicht lediglich der Moment, in dem die Beteiligten ihre Unterschrift leisten.
Die vorgesehenen Regelungen werden mit den Beteiligten durchgegangen und ihre rechtliche Bedeutung erläutert. Noch offene Fragen können geklärt und erforderliche Änderungen berücksichtigt werden.
Gerade bei einem individuell gestalteten Gesellschaftsvertrag soll auf diese Weise sichergestellt werden, dass die rechtliche Gestaltung tatsächlich zu den Vorstellungen der Gründer passt.
Mit der Beurkundung ist ein wesentlicher Schritt getan.
Die GmbH als solche besteht zu diesem Zeitpunkt allerdings noch nicht vollständig. Bis zur Eintragung in das Handelsregister befindet sich die Gesellschaft in einer besonderen Gründungsphase.
GmbH online gründen – notarielle Beurkundung per Videokommunikation
Eine GmbH kann heute grundsätzlich auch im notariellen Online-Verfahren gegründet werden.
Die notarielle Beurkundung erfolgt dabei über das von der Bundesnotarkammer bereitgestellte Videokommunikationssystem. Auch die Anmeldung zum Handelsregister kann im Online-Verfahren vorgenommen werden.
Für die Identifizierung benötigen die Beteiligten geeignete elektronische Ausweismittel und die technischen Voraussetzungen für die notarielle Videokommunikation.
Die rechtliche Prüfung und Beratung unterscheidet sich dadurch grundsätzlich nicht von einer Beurkundung vor Ort.
Das Online-Verfahren kann insbesondere dann praktisch sein, wenn Gesellschafter an unterschiedlichen Orten leben oder arbeiten.
Ob die Gründung persönlich im Notariat oder online erfolgt, kann bereits im Rahmen der Vorbereitung abgestimmt werden.
Stammkapital: 25.000 Euro – wann reichen zunächst 12.500 Euro?
Das gesetzliche Mindeststammkapital einer GmbH beträgt 25.000 Euro.
Bei einer Bargründung muss dieser Betrag allerdings nicht zwingend vollständig eingezahlt sein, bevor die GmbH zum Handelsregister angemeldet wird.
Grundsätzlich muss auf jeden Geschäftsanteil mindestens ein Viertel des jeweiligen Nennbetrags geleistet sein. Insgesamt müssen die eingezahlten Bareinlagen mindestens die Hälfte des gesetzlichen Mindeststammkapitals – also 12.500 Euro – erreichen.
Der noch ausstehende Betrag bleibt als Einlageverpflichtung der jeweiligen Gesellschafter bestehen.
Das eingezahlte Stammkapital muss nach der Handelsregistereintragung nicht dauerhaft auf dem Geschäftskonto verbleiben. Die GmbH kann es im Rahmen ihrer Geschäftstätigkeit beispielsweise für Betriebsmittel, Mieten oder andere betriebliche Ausgaben verwenden. Zu beachten sind dabei die gesetzlichen Vorschriften zur Kapitalerhaltung.
Die häufige Aussage, eine GmbH könne „mit 12.500 Euro gegründet werden“, ist deshalb verkürzt.
Das Stammkapital beträgt auch in diesem Fall 25.000 Euro. Lediglich die Summe, die unter den genannten Voraussetzungen vor der Handelsregisteranmeldung tatsächlich eingezahlt sein muss, kann zunächst geringer sein.
Bei Sacheinlagen gelten andere Voraussetzungen.
Was geschieht nach der Beurkundung?
Nach der Beurkundung wird bei einer Bargründung regelmäßig zunächst ein Geschäftskonto für die GmbH in Gründung eröffnet.
Anschließend leisten die Gesellschafter die vereinbarten Einlagen.
Die Geschäftsführer müssen im Rahmen der Handelsregisteranmeldung versichern, dass die gesetzlich erforderlichen Einlagen erbracht wurden und sich die entsprechenden Mittel endgültig zu ihrer freien Verfügung befinden.
Ein bestimmter Bankbeleg ist nicht in jedem Fall zwingend gesetzlicher Bestandteil der Anmeldung. Das Registergericht kann jedoch Nachweise über die Kapitalaufbringung verlangen.
In der Praxis empfiehlt es sich deshalb, einen geeigneten Zahlungsnachweis aufzubewahren und dem Notariat entsprechend der vereinbarten Vorgehensweise zur Verfügung zu stellen.
Sind die Voraussetzungen für die Anmeldung erfüllt, reicht der Notar die Handelsregisteranmeldung elektronisch beim zuständigen Registergericht ein.
GmbH in Gründung: Was gilt vor der Handelsregistereintragung?
Nach der Beurkundung, aber vor der Handelsregistereintragung befindet sich die Gesellschaft zunächst in der Gründungsphase. Sie wird häufig als „GmbH i. G.“ bezeichnet.
Die GmbH als juristische Person entsteht erst mit ihrer Eintragung in das Handelsregister.
Geschäfte können grundsätzlich bereits vor diesem Zeitpunkt vorgenommen werden. Die rechtliche und haftungsrechtliche Situation unterscheidet sich jedoch von derjenigen nach der Registereintragung.
Insbesondere sieht das Gesetz für Personen, die vor der Eintragung im Namen der Gesellschaft handeln, eine persönliche Haftung vor.
Gründer sollten daher wissen, dass Verträge und größere Verpflichtungen in dieser Phase besondere rechtliche Folgen haben können.
Gerade wenn die Gesellschaft bereits vor ihrer Eintragung wesentliche Verträge abschließen oder wirtschaftlich tätig werden soll, empfiehlt es sich, diese Situation bei der Gründung zu berücksichtigen.
Wann entsteht die GmbH rechtlich?
Die notarielle Beurkundung des Gesellschaftsvertrags allein führt noch nicht dazu, dass die GmbH als juristische Person entstanden ist.
Dies geschieht erst mit der Eintragung in das Handelsregister.
Das Registergericht prüft zuvor die eingereichten Unterlagen und die gesetzlichen Voraussetzungen der Gründung.
Mit der Eintragung erhält die GmbH ihre Handelsregisternummer und kann unter ihrer eingetragenen Firma als GmbH am Rechtsverkehr teilnehmen.
Die Handelsregistereintragung bildet damit den rechtlichen Abschluss des eigentlichen Gründungsvorgangs.
Wie lange dauert eine GmbH-Gründung?
Eine feste Dauer lässt sich für eine GmbH-Gründung nicht seriös angeben.
Ein Teil des Ablaufs kann vom Notariat und von den Gründern vorbereitet werden. Andere Schritte hängen beispielsweise von der Bank und vom zuständigen Registergericht ab.
Einfluss auf die Dauer haben insbesondere:
- die Vollständigkeit der Gründungsdaten,
- die Komplexität des Gesellschaftsvertrags,
- mögliche Rückfragen zu Firma oder Unternehmensgegenstand,
- die Kontoeröffnung,
- die Einzahlung des Stammkapitals,
- sowie die Bearbeitungszeit des Registergerichts.
Gründer können selbst wesentlich zu einem zügigen Ablauf beitragen.
Hilfreich ist insbesondere, die Gründungsdaten vollständig bereitzustellen, Firma und Unternehmensgegenstand frühzeitig abzustimmen und die Kontoeröffnung beziehungsweise Kapitalaufbringung möglichst vorzubereiten.
Je weniger offene Punkte nach der Beurkundung verbleiben, desto reibungsloser kann die Anmeldung zum Handelsregister erfolgen.
Was kostet eine GmbH-Gründung?
Zu den unmittelbaren Gründungskosten gehören insbesondere die gesetzlich geregelten Notargebühren und die Gebühren des Handelsregisters. Daneben können abhängig vom Unternehmen weitere Kosten entstehen, etwa für Gewerbeanmeldung, steuerliche Beratung oder die Einrichtung des Geschäftsbetriebs.
Die Gebühren des Notars sind gesetzlich geregelt und werden nicht frei zwischen Notar und Gründer vereinbart.
Welche Gebühren konkret entstehen, hängt von der jeweiligen Gründungsstruktur ab.
Von Bedeutung sind insbesondere:
- die Zahl der Gesellschafter,
- die Höhe des Stammkapitals,
- die Verwendung eines Musterprotokolls oder eines individuellen Gesellschaftsvertrags,
- sowie die im konkreten Fall erforderlichen notariellen Tätigkeiten.
Auch bei einer Online-Gründung gelten die gesetzlichen notariellen Gebühren. Für die Nutzung des Videokommunikationssystems können zusätzliche gesetzlich vorgesehene Gebühren anfallen.
Eine pauschale Kostenangabe kann deshalb nur eine grobe Orientierung bieten. Die konkrete Höhe lässt sich anhand der vorgesehenen Gründungsstruktur bestimmen.
GmbH oder UG?
Wer das erforderliche Stammkapital einer GmbH noch nicht aufbringen möchte oder kann, beschäftigt sich häufig mit der Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt).
Die UG ist eine besondere Variante der GmbH und kann mit einem Stammkapital unterhalb von 25.000 Euro gegründet werden.
Dafür gelten besondere Regeln.
Das Stammkapital muss vor der Anmeldung vollständig eingezahlt werden. Sacheinlagen sind bei der Gründung ausgeschlossen. Zudem muss grundsätzlich ein Teil des Jahresüberschusses in eine gesetzliche Rücklage eingestellt werden.
Eine UG wird nicht automatisch zu einer GmbH.
Soll die Gesellschaft später mit einem Stammkapital von mindestens 25.000 Euro als GmbH fortgeführt werden, sind hierfür entsprechende gesellschaftsrechtliche Maßnahmen erforderlich.
Welche Rechtsform für das konkrete Vorhaben geeigneter ist, lässt sich deshalb nicht allein anhand des zu Beginn verfügbaren Kapitals beurteilen.
Was nach der Handelsregistereintragung noch zu erledigen ist
Mit der Eintragung in das Handelsregister ist die gesellschaftsrechtliche Gründung abgeschlossen.
Damit das Unternehmen seinen Geschäftsbetrieb vollständig aufnehmen kann, können jedoch weitere Anmeldungen erforderlich sein.
Hierzu gehören je nach Unternehmen insbesondere:
- die steuerliche Erfassung beim Finanzamt,
- die Gewerbeanmeldung,
- die Mitteilung der wirtschaftlich Berechtigten zum Transparenzregister,
- gegebenenfalls eine Betriebsnummer,
- sowie weitere branchenspezifische Anmeldungen oder Genehmigungen.
Welche Pflichten im konkreten Fall bestehen, richtet sich nach der Geschäftstätigkeit und der Struktur des Unternehmens.
Steuerliche Fragen sollten dabei mit einem Steuerberater abgestimmt werden.
Die notarielle Aufgabe konzentriert sich insbesondere auf die rechtssichere Errichtung der Gesellschaft, die Gestaltung der erforderlichen Gründungsunterlagen und die Anmeldung zum Handelsregister.
GmbH gründen beim Notar in Berlin – die wichtigsten Schritte im Überblick
Der typische Ablauf einer GmbH-Gründung lässt sich in neun Schritte zusammenfassen:
- Gesellschafter und Beteiligungsverhältnisse festlegen.
- Firma, Sitz und Unternehmensgegenstand bestimmen.
- Geschäftsführung und Vertretungsregelung festlegen.
- Entscheiden, ob ein Musterprotokoll genügt oder ein individueller Gesellschaftsvertrag sinnvoll ist.
- Gründungsunterlagen durch den Notar vorbereiten lassen.
- Gesellschaftsvertrag vor Ort oder im zulässigen Online-Verfahren notariell beurkunden.
- Geschäftskonto eröffnen und die erforderlichen Einlagen leisten.
- Handelsregisteranmeldung durch den Notar elektronisch einreichen lassen.
- Eintragung der GmbH in das Handelsregister und anschließende weitere betriebliche Anmeldungen.
Gründer müssen dabei nicht sämtliche gesellschaftsrechtlichen Fragen bereits selbst lösen können.
Wichtig ist vor allem, dass die wirtschaftlichen Vorstellungen und die gewünschte Struktur der Gesellschaft möglichst klar sind. Aufgabe des Notars ist es anschließend, diese Entscheidungen rechtssicher umzusetzen und den Gründungsprozess bis zur Handelsregisteranmeldung zu begleiten.
Unser Notariat in Berlin-Charlottenburg begleitet Gründer, Gesellschafter und Unternehmen bei der Vorbereitung und Beurkundung von GmbH-Gründungen sowie bei der Anmeldung zum Handelsregister. Je nach Gründungssituation kann die Beurkundung vor Ort oder im gesetzlich vorgesehenen Online-Verfahren erfolgen.
